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会议室是为了解决人与人的信息交流而营运的， 传统的会议室主要靠与会者的现场交流， 简单的依靠肢体语言和神态。为了解决大型会议声音传递问题， 音频技术随之发展， 同时大屏显示技术也使信息传递更加便捷。随着越来越多的电子设备被安插在会议室中， 异地沟通或者现场交流都更显得愈加便捷， 也实现了多媒体会议的优越性。
多媒体系统通过视频显示系统、会议扩声系统、会议讨论系统、集中控制系统、摄像自动跟踪系统、远程视频会议系统、表决签到系统、无纸化办公系统、录播录音系统、会务管理系统等系统的合理配置， 将各系统设备设备有机地集成， 以满足现代化多功能音视频系统的要求。
在音视频系统中， 需要充分体现电子设备的功能与整个系统的智能化， 以统一的智能系统控制与管理所有的电子设备， 并将所有有关的智能电子系统连接为一个完整而独立的整体。
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