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浅谈如何在高校推行无纸化办公

文章来源:重庆市劲浪科技有限公司人气:656发表时间:2017/12/25 11:17:51

随着互联网技术的普及和发展,数字化校园建设在各高校正如火如荼的开展。无纸化办公是数字化校园建设中非常重要的一项内容,如何更好地在高校实现无纸化办公,为学校的教学、科研及管理服务,以提高工作效率、规范工作流程是各高校都应积极探索和研究的课题。笔者具有多年从事无纸化办公推行工作经验,现结合高校实际情况,介绍如何在高等学校推行无纸化办公,希望给打算或正在建设无纸化办公项目的院校一点建议。

一、无纸化办公应用的意义

1.节省办公投入,提高工作效率

传统的日常办公要消耗大量的办公耗材,需要大量的人力。比如学校对相关部门下发文件,要按照部门数量打印相应份数的文件,对每个文件进行装订、盖章,还要有专人去各部门分发;公告通知或会议通知时,要分别给相关人员打电话;财务报销要跑几个地方逐级审批签字等等,繁重的无意义的重复性工作,消耗了大量的人力物力,既造成了资源的浪费也影响了工作效率。

无纸化办公的应用,既可以节省大量的资源消耗,减少学校对办公耗材的投入,也可以有效协调各部门之间的协同工作,各级部门主管能够方便地随时查看工作进度情况,对工作进行跟踪检查和督促,有效提高日常办公的效率。

2.规范办公流程,管理科学化

传统办公模式中,存在工作职能不明确,相互推诿现象。例如对于领导交办的工作或关系融洽的部门提出的申请给予优先办理,对于关系不好的,利用工作之便打击报复。

无纸化办公可以建立起一套紧密、协调、可靠、简单的管理机制,促使工作走向流程化、标准化、规范化,使各部门分工明确、责任分明,具体工作严格落实,从根本上消除了工作中信息传递阻塞、延误、失真等现象,保证了信息的正确、提高了工作交办的速度。

3.加快交流,保证信息时效性

高校是一个信息交互密集的地方,比如教师要进行教学相关文件阅读、调课申请、排课查询等活动,因此保证信息的时效性非常必要。高校教职员工多、校区面积大,如果按照以往方式进行教学活动,工作起来非常繁琐、麻烦。利用互联网技术,通过无纸化办公的工作流程的设计和应用,很快就可以在网上轻松、方便地办理这些事务。

二、无纸化办公系统的搭建

1.认真规划和考察,选取高效、稳定的无纸化办公系统

关于无纸化办公系统,市场上有很多品牌。在进行选购的时候,要选择功能完备、技术成熟、应用广泛,并能够与本单位现有的应用软件很好融合的品牌。到有经验的高校走访调查了解应用情况,结合本单位实际情况进行规划设计。大部分软件系统都提供试用,可以通过在单位小范围内部署试用来检验软件实际的效果,在试用中发现问题并研究解决,搭建一个适合自己学校的无纸化办公系统。

2.依托现有网络环境,建设办公系统

计算机技术的大范围应用,采购成本的下降,大部分高校都有了比较完善的局域网和计算机系统。无纸化办公要依托于校园局域网,利用现有的网络资源规划实施,构建覆盖整个校园的网络办公环境,这样可以节省大部分设备资金的投入,实现事半功倍的效果。

3.整合高校应用系统,实现统一工作平台

随着学校应用系统的不断普及,高校内都建立起了很多的网络应用系统。笔者所在高校各相关部门都有自己的系统,比如教务处的教学管理系统,科研处的科研管理系统,人事处的人事管理系统,学生处的学生管理系统,财务处的财务管理系统等等,各系统都是相互独立的分散的,无法实现数据的有效联系,无疑形成了一个个“信息孤岛”,给工作带来了极大的不便。在校园内实行无纸化办公,利用无纸化办公系统将每个系统对接,建立整体性信息系统模型,实现系统集成,构建统一的工作平台。

4.注重网络安全,保证系统安全稳定运行

网络的大范围普及,网络安全越发显得重要,而无纸化办公要在高校推广下去,就要为系统创建稳定、安全、高效的环境。这需要有专业的技术人员,定期对服务器管理和维护,及时更新系统补丁,检测网络不安全因素,防范安全威胁。

三、推广过程中容易出现的问题

多数人传统工作方式、观念根深蒂固,工作中已经习惯了纸质办公,采用人工方式下发文件及相关通知,习惯文件及票据的签字、盖章的办公方式。对于新的办公方式感到不适应,接受起来困难,有一定的抵触情绪。

操作计算机水平参差不齐,特别是年龄偏大的老员工,对计算机打字、打印等基本操作不熟练,阻碍了无纸化办公推行的进度。

领导的重视程度不够,部分领导对这种新兴办公方式认识不足,不愿意使用;部分操作方式和功能与原有的操作方法不一致;以往的工作方式中,只要领导签字确认,其他部门都可以放行,各个监管部门形同虚设;不能够很好地执行自己的监督和管理职能,存在一定的安全隐患。

四、无纸化办公系统的推广应用

针对出现的问题,推广部门要与各部门主动沟通,相互协调配合,以促进应用为目的,多措施、多渠道的开展工作。