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无纸化办公为什么受到追捧?无纸化会议有哪些方便之处?

文章来源:重庆市劲浪科技有限公司人气:769发表时间:2017/12/26 11:04:49

自从纸诞生,人们对于生活的记录就方便多了。人类文明的传承至今,可以说纸担当了非常重要的角色。但随着社会不断地进步,人们对于纸的需求量也是越来越大。众所周知,纸是的主要组成部分是木浆,故而对于森林造成了非常大的破坏。这也就是为什么近几年无纸化技术被越来越多的人认可,并且加以使用。

无纸化办公为什么受到追捧?无纸化会议有哪些方便之处?

一、“无纸化办公”好处多

(一)鼠标一摁,工作效率提高

提高效率、信息共享、协同办公是大多数企业实行无纸化办公的最主要的出发点。电子政务的方便快捷使大家受益匪浅,许多原本繁杂冗余的工作都在手指的点击下轻松完成。无纸化办公,主要是在内部局域网的基础上建立起来的,通过采用网络互联后,实现信息共享和协同办公。采用这种网络办公方式的主要出发点是提高工作效率。这种办公方式极大地提高了工作效率,减轻了工作负担。在原来,无论是机密文件、重要会议内容、通知,都是把内容落实在纸上,然后再去打印、复印,再由科室成员递送到各个部门。效率很低,在印发上浪费了大量的时间、人力和物力。各部门的信息不能得到及时地沟通,造成诸多不便。使用网络互联后,只需把需要寄送的文件一摁,哪怕是几十份的文件,对方很快就能收到,工作效率得到了很大的提高,原来需要到处寄送的文件,现在只要手指一摁,几十份通知瞬间就发出去了。既省力又省钱!

(二)键盘一敲,费用减少

除了“省力”外,“省钱”也是采用网络互联办公系统的一个重要优点。网络互联,在不知不觉中为各企业节约了大量资源,削减巨额办公经费。既然是网络电子文件,那么节约资源自然首先从节省纸张开始,使得纸质文件大量减少,同时也大大减少印刷、用纸等办公费用。电子文件使用及网络互联的开通,也节约了发送纸质文件所需的邮资、路费、通讯费和人力,节省了大量相关办公开支。此外,随着电子文件的增多,纸质文件的减少,也将使各企业在解决大量“文山”问题上节约大量人力和空间。另外,电子政务的实现,也能使现有固定资产充分发挥效用,各尽其能。

之前,尽管许多企业都配备了电脑,但由于没有实现网络互联,许多电脑都沦为打字机或游戏机,电脑的功能发挥得极少。实现网络互联、无纸化办公后,电脑的方便、快捷的作用才得以真正发挥。

以上是“无纸化办公”的好处,当然,每一项发明,刚开始的时候,并不一定会被大家所认同,是需要时间来运做、磨合的,最后被大家认同。

二、当前无纸化办公发展形势

(一)对办公自动化系统的理解差别很大

在很多人眼里,办公自动化系统主要是处理一些公文、收发电子邮件,实现纸面作业计算机化。实际上有这样思想的大有人在,殊不知办公自动化大有学问,涉及到行为科学、管理科学、社会学、系统工程学等学科,办公自动化的应用已成为企业管理现代化的标志之一。 办公自动化的核心问题是如何提高日常的办公效率问题,因此我们日常工作的所有内容都可以归入办公自动化系统处理的范畴,如文字处理、传真、申请审批、办公用品、公文管理、图书管理、会议管理、资料管理、档案管理、客户管理、订货销售,甚至库存管理、生产计划、技术管理、质量管理、成本管理、人事管理等等,都可以归纳到办公自动化软件的处理范围之内。

(二)领导和使用人员的思想意识还需提高

无纸化办公要成为现实,改变人们的观念和习惯非常重要。在人们的传统观念中,“白纸黑字”具有一定的权威性,是真实可信的,领导人还可以直接在纸上圈阅或作批示。人们阅读纸上的东西比较容易放松,而且不受时间地点的限制,书面的东西便于携带。另外,纸张有明显的优点:同电脑屏幕相比,对于印或写在纸上的内容,即使在照明条件很差的情况下,我们也能看得比较清楚,我们还可以很容易地在纸上随意评注修改。同样内容手写件比电子邮件或软盘存储所显示的信息量更多,身体语言流露其中,通过笔迹你可以感觉对方的情感、性格、文化修养等多方面的信息。 其实,这只是一些人留恋纸张的想法,可信息化带来的便利却更多更多,是原来利用纸张的方式无法比拟的,例如:信息共享的优点,使你无论在何地,只要能连上互联网就能办公,网上办公室已得到人们的认同。也有很多使用人员不愿意使用办公自动化系统的原因很简单,就是系统要求输入很多原始数据、信息,大家的工作量要加大,特别是涉及到一些部门和个人利益的数据,大家潜意识中就不愿意公开。

(三)办公自动化技术也需要不断创新

在办公自动化系统的应用过程中,一些技术的应用也会推动其发展。很多领导提到的一个的重要问题就是签名的事情。实际上还有很多技术细节需要完善,像网络签名认证技术、局域网络通讯、文件网络广播等等。 举个例子来说:在应用计算机实现文件批签流转过程中,当用户都在计算机上批签修改文件时,如何保留不同用户的修改痕迹,是用户十分关心的问题。在手工批签时,不同人有不同的笔迹,因此很容易识别,但在计算机上修改编辑文件,要保留各人的痕迹却不是一件简单的事情。有的系统对这一问题的处理方法是:对每个人修改过的文件都做一个拷贝,然后比较2个拷贝之间的不同点。这种方法不够直观,也不符合用户平常的工作习惯,而且由于要保存多个拷贝,严重浪费空间。有些系统自己编写一个编辑软件,用户在编辑软件中起草和修改文件,但因为使用的编辑软件是自己设计编制的,不同用户修改的痕迹可以较方便地显示。虽然这种方法比较的灵活,但自己编写的编辑软件在功能上很难与主流字处理软件,(例如Microsoft Word、WPS Office等)相比。另一方面,如果最终用户已经熟悉了某个商用字处理软件的操作,就会很难再接受其他的编辑软件,相信这些问题,大家都已经看到了,并且一些公司已经有了很好的解决办法。可在目前的应用过程中还存在你有的技术,我没有;我有的技术你没有这样的问题,导致了很多办公自动化软件公司的水平参差不齐,不能彼此合作,相互利用对方的优势,以致好的优点得不到长足发展。

(四)与其他系统的集成必将成为瓶颈

在企业工作的人们都知道,一般除了办公自动化系统,企业信息化还有很多内容,例如财务系统、生产管理系统、进销存管理系统、人力资源管理系统等等。目前企业的应用现状是:由于很多原因导致了大量的信息孤岛式的建设,他们之间很少能够紧密协调起来。各个系统之间无法进行数据联系,导致大量的重复劳动,也导致数据不准确。信息孤岛的存在导致信息存在很大的冗余,存在大量的垃圾信息,信息交流的一致性无法保证,个人、部门之间难于进行信息共享,领导也难于统揽全局。由于系统是有多个供应商提供的,即使想集成也存在很多难度,特别是数据库不统一造成集成难度增加,更重要的是相互的配合也会成为很大的问题。