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无纸化办公与传统的有纸化办公显著区别就是其传播速度更快，效率更高、查阅和携带更加便捷，降低了办公成本，其主要优势为：
(一)工作效率显著提高
无纸化办公利用计算机、办公软件以及通信网络等媒介，传播速度快，能够同时到达多个终端。无纸化办公将时间、地点和人物的限制降低到最低，例如，一份文件可以通过网络及办公软件直接传送到相关人员进行审阅或者批示，无需再当面送达，尤其是对一些保密要求较高的文件减少了泄密的可能性。只要在有电脑和网络的地方就能够处理办公事项，而且在找文件的时候只需要进行计算机程序的查找功能就能准确找到相关文件，减少了不必要的麻烦。
(二)节约办公成本，低碳环保
无纸化办公最大限度地节省了纸张、设备和各种耗材的损耗，网络的传输减少了纸张和印刷的使用频率，减少了交通和邮寄成本，也在最大程度上节省了人资开支。无纸化办公与当前国家提出的低碳环保理念不谋而合，减少了污染物的产生和排放。
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